Повышение эффективности использования персонала

Решение для HR в логистике

Цифровизация системы управленческой отчетности.

Система управленческой отчетности была разработан для логистической компании Itella. Ключевой целью построения системы стало повышение маржинальности бизнеса за счет оптимизации использования фонда оплаты труда и максимально точного расчета тарифов для клиентов.

О заказчике

Itella — одна из ведущих логистических компаний России, имеет в распоряжении — более 200 000 м² складских помещений категории “А”. Itella предлагает все виды логистических услуг, вплоть до комплексного управления цепочкой поставок.

Предпосылки и задачи

Itella была заинтересована с высокой точностью управлять своими расходами, маржинальностью, определив, сколько каждая операция занимает времени, а уже исходя из этого управлять ставками оплаты труда

Команде BI.Qube требовалось создать программный продукт, который позволил бы платить сотрудникам только за реально выполненную работу, а не просто за время пребывания в складской зоне. Также было необходимо понимание, для какого из многочисленных клиентов Itella выполнялась та или иная работа — с целью правильного установления тарифов. И, разумеется, нужно было сделать так, чтобы система позволяла быстро детализировать и анализировать учтенные данные, сопоставлять их по комплексу показателей, а при необходимости — оперативно корректировать.

Проектное решение

Было разработано единое хранилище данных, в которое мы собрали информацию из всех необходимых источников:

1С:ЗУП
1С:АРМ Табель
WMS PSI
БОСС Контроль
Система workforce management
Система биллинга
Справочники и внесистемные мастер-данные

В хранилище поступают разрозненные данные:

О штатных сотрудниках, их должностях, тарифных ставках, часах работы
О лизинговом персонале
Акты и счета клиентов, тарифы и др.

На основе полученных данных могут формироваться многообразные аналитические отчеты, в том числе связанные с КПД каждого сотрудника и целесообразностью его перевода на сдельную форму оплаты труда.

Вся информация о производительности сотрудников стала доступна в электронном виде принимать важные управленческие решения — от корректировки использования фонда оплаты труда и расчета тарифов для компаний-поставщиков лизингового персонала до определения размера вознаграждения для любого из штатных сотрудников.

15 видов отчетов на базе Microsoft Reporting Services: «Итог по площадке», «Итог по мандантам по площадке”, “Начисления за месяц”, “Начисления за день”, “Отчет по выполненным операциям — объемные показатели”, “Количество операций за необходимый период времени, по выбранному сотруднику” и др. Благодаря этому бизнес-пользователь может оценить ситуацию на разных уровнях.

Результаты внедрения

Внедрение системы положительно повлияло одновременно на несколько факторов:

Понимать структуру затрат на каждого определенного клиента и картину бизнеса в целом, чтобы получать больше выгоды от поставщиков персонала и от контрактов с клиентами.
Эффективность использования фонда оплаты труда, с отслеживанием загрузки каждого сотрудника, позволяющая снизить простои и распределить трудовые обязанности.
Расчет оплаты услуг подрядчиков стал более информативным. Каждый подрядчик видит и фиксирует фактические данные по затратам персонала. Сотрудники Itella могут отслеживать реальный состав лизинговых работников на объекте в режиме реального времени.
Прозрачность взаимодействия с клиентами. Все операции клиента оставляют “цифровой след”,тс возможностью получить исчерпывающую детализацию по любой оказанной услуге.

Архитектура системы

Преимущества

Заказчик выделил следующие ключевые достоинства системы:

Оптимизация использования фонда оплаты труда
Сокращение бумажного документооборота до минимума
Рост эффективности работы каждого сотрудника
Улучшение взаимодействия с клиентами и подрядчиками

Еще одно преимущество мы добавим сами: это возможность быстрой адаптации и масштабирования решения для использования в любой крупной компании, применяющей сдельную форму оплаты труда, отсутствие необходимости в доработках.

Николай Страхов отмечает:

представитель компании Itella

В итоге получили понимание того, что именно сделано для конкретных клиентов. Это позволило лучше понимать структуру затрат на каждого определенного клиента, понимать, выгодны ли тарифы, по которым мы работаем. И получать больше выгоды от поставщиков персонала и контрактов с клиентами.