Цифровизация управления эффективностью портфеля проектов.

Решение для управления эффективностью портфеля проектов стало одним из компонентов цифровизации управленческих процессов, которое специалисты BI.Qube разработали для компании Трансмашхолдинг (ТМХ) — одного из крупнейших российских производителей железнодорожного и городского рельсового транспорта.

О заказчике

ТМХ предлагает заказчикам полный спектр продуктов и сервисов: от дизайна и разработки подвижного состава до комплексного обслуживания и цифровых систем управления движением. В структуру ТМХ входят 14 производственных и сборочных площадок в России и мире, где трудятся более 100 000 сотрудников.

Предпосылки и задачи

Компания ТМХ использует в своей деятельности проектный подход к решению производственных задач. Каждый метропоезд или локомотив создаётся с учётом специфических требований заказчика, поэтому количество проектов в портфеле компании исчисляется сотнями. Многие проекты рассчитаны на полный жизненный цикл и их эффективность рассчитывается на годы. К тому же разные части одного проекта обычно реализуются на разных площадках, используя внутрихолдинговую кооперацию.

В связи с этим компании требовалась единая аналитическая система, которая позволила бы:

• Получать консолидированную актуальную и историческую информацию из разных систем управления проектами, а также быстро ее анализировать и дополнять
• Детализировать данные по каждому проекту в нескольких разрезах с возможностью группировки по дивизионам и бизнес-единицам, с погружением до уровня исполнителей
• Своевременно отслеживать изменения ситуации как на глобальном уровне, так и по конкретным событиям на проектах

Проектное решение

Единое хранилище данных, в которое из нескольких разнородных источников регулярно поступает информация о данных каждого из проектов ТМХ, его ресурсах и финансировании, целях и задачах, сотрудниках, занятых в нем. В хранилище данные очищаются от дублей, обогащаются дополнительной информацией и структурируются в автоматическом режиме.

Объединены данные по разным направлениям – финансы, кадровое обеспечение, события в ходе проектных работ. Признаки аналитики, которых нет в учёте, вносятся с применением системы управления мастер-данными.

Визуальная аналитика обработанных данных реализована в интерактивных дашбордах, на которых отображается обогащенная и структурированная информация. Бизнес-пользователь может ознакомиться с информацией о проекте, сравнить актуальные данные с историческими, проанализировать текущую ситуацию по проекту в нескольких разрезах, выявить причины отклонения от плана, составить перспективу развития проекта, своевременно заметить назревающие проблемы. Информация на дашбордах обновляется ежедневно, что позволяет принимать оперативные управленческие решения.

Интерфейс системы

Результаты внедрения

Преимущества

Цифровизация процессов оптимизации планов продаж, производства и отгрузки.

Аналитическая система BI.Qube для оптимизации планов продаж, производства и отгрузки была разработана для ЕВРАЗ — компании, входящей в число крупнейших производителей стали в мире. Целью проекта было сокращение “окна” отгрузки товара потребителю.

О заказчике

ЕВРАЗ — вертикально интегрированный холдинг, включающий в себя несколько производственных компаний. Специализация Заказчика — производство металлопроката для нужд строительных и промышленных предприятий. По объемам производства и продаж ЕВРАЗ уже несколько лет занимает первое место в России и одно из ведущих — в мире.

Предпосылки и задачи

Одно из слабых мест почти любого большого дискретного производства — прогнозирование отгрузки товара. До обращения к экспертам BI.Qube клиенты ЕВРАЗ не могли получить точных данных о том, когда будет доставлен комплексный заказ из набора номенклатур. Вероятный срок отгрузки составлял не менее месяца. Чтобы дать клиенту приблизительный прогноз отгрузки проката, сотрудник должен был открыть одновременно 5 файлов и надолго погрузиться в процесс поиска и сопоставления информации из них.

Проектное решение

Задача требовала цифровизации и перестройки процесса обработки данных на протяжении всей цепочки от контрактования до отгрузки продукции. Необходимо было создать единое хранилище данных, в которое должна была поступать информация из всех источников, включая графики проката, графики и приоритеты отгрузки

После создания хранилища мы разработали алгоритмы автоматической обработки данных — система в режиме, приближенном к реальному времени, определяет приоритеты заказов, сопоставляет заказы с графиками отливки заготовок и графиками проката.

Для визуальной аналитики обработанной информации Заказчику был предложен пакет дашбордов, на которых представлены актуальные данные по нескольким важным показателям:

• Прогноз проката – выполняется или не выполняется заказ в рамках графика, имеется ли не обеспеченный заказами план
• Сравнение прогнозных дат– взаимное соответствие прогнозов и данных о фактической отгрузке с детализацией до номенклатурных ключей и до грузополучателей
• Мониторинг производства по основным стадиям в разрезе трех показателей: остатки, количество и отклонение от предыдущей стадии в разрезах профиля, цеха, покупателя, направления отгрузки, вида доставки и ответственного сотрудника
• Рабочий стол менеджера по продажам по заказам в разрезах графика проката, даты отливки, плановой даты отгрузки и лимитов в разрезах профиля, покупателя, ответственного сотрудника, договора, вида отгрузки, номера заказа и номера вагона

Также для анализа данных и принятия решений на их основе бизнес-пользователь может ознакомиться с автоматически обновляемыми аналитиками:

• Прогноз даты проката, где отображается план производства продукции по разным заказам. Прогнозная дата проката определяется исходя из анализа заказов каждого клиента по номеру учета и в соответствии с графиком проката. При изменении статуса заказа дата автоматически корректируется. Расчет дат проводится итерациями: сначала составляются прогнозы на каждую дату проката разных позиций в заказе, затем — на весь заказ. При прогнозировании учитываются объемы наполнения графика проката и планы сбыта
• Приоритеты заказа, где представлены приоритеты запуска в производство разных заказов от разных клиентов. Приоритет присваивается каждой позиции заказа, при этом фиксируется дата и точное время размещения позиции. Предусмотрено несколько статусов приоритета: дата и время приема заказа, свободный лимит, состояние других заказов и др. При расчете учитываются тип доставки, вагонная/машинная норма и данные из реестра лимитов тоннажа. По всем заказам автоматически проводится сверка с отгрузкой по времени размещения заказа и наличию свободного объема
• График оплаты заказа: сводная таблица с графиком оплаты заказа на несколько дней вперед. Период бизнес-пользователь может настроить самостоятельно
• Сравнение с фактической отгрузкой для контроля исполнения прогнозов по отгрузке заказов и сравнения фактических дат отгрузки с плановыми. В отчете автоматически обновляются данные о том, сколько было фактических отгрузок без просрочки от всего количества заказов и сколько раз менялась плановая дата проката позиции заказа. Фактические даты отгрузки, не попавшие в спрогнозированный диапазон, подсвечиваются красным.

Информация на дашбордах и в аналитиках обновляется каждый день, что позволяет бизнес-пользователю в любой момент увидеть актуальную ситуацию по любому заказу.

Результаты внедрения

Интерфейс системы

Преимущества

Представители заказчика выделяют следующие ключевые достоинства разработанной системы:

• Кратное повышение точности прогнозирования — сокращение “окна отгрузки” в 4 раза
• Ускорение работы отделов логистики и продаж
• Существенное снижение трудозатрат на прогнозирование проката и отгрузки
• Возможность максимально прозрачного взаимодействия с клиентами

ЕВРАЗ получил преимущество перед конкурентами за счет возможности давать клиентам более точные прогнозы доставки, сервис приблизился к принципу «Just in Time»

Стратегическое преимущество системы — в широких возможностях ее развития. Уже сейчас в планах команды BI.Qube и ЕВРАЗ масштабирование решения на другие области деятельности холдинга за счет подключения новых данных и расширения аналитической модели.

Система может быть адаптирована под нужды любого крупного дискретного производства.

Цифровизация процессов контроля за исполнением бюджетов.

Аналитическое решение “Факторный анализ бюджетирования” было внедрено в группе компаний Трансмашхолдинг в рамках комплексной цифровизации ее производственных и управленческих процессов.

Система предназначена для автоматического и визуального контроля за исполнением бюджетов. Решение позволяет автоматизировать сбор и анализ данных об исполнении бюджетов и рассчитать факторную модель отклонений с детализацией по многочисленным разрозненным показателям.

О заказчике

Трансмашхолдинг (ТМХ) – одна из крупнейших российских компаний, работающих в сфере проектирования и производства подвижного состава для железнодорожного и городского рельсового транспорта. На сегодняшний день компания представлена в 30 странах, в ней работает более 100 000 сотрудников.

Задачи и предпосылки

ТМХ — компания с разветвленной структурой и сложной системой бюджетирования. В таких организациях проведение бюджетного анализа “вручную” становится крайне трудоемким и долгим процессом. Сотрудникам и участникам Бюджетного комитета компании приходилось тратить десятки часов на обработку входящей информации, поиск отклонений и определение их причин.

Проектное решение

На этапе проектирования было решено изменить громоздкий альбом выходных табличных форм на пакет интерактивных дашбордов. Такое решение обеспечило возможность:

• Получать информацию об исполнении бюджетов с нужной периодичностью, в простой наглядной форме, с любого устройства
• Сократить время получения данных о выручке, прибыли, оборачиваемости, ebitda и других показателях во всех требующихся разрезах до нескольких секунд
• Реализовать факторную модель, позволяющую “разложить” каждое отклонение на составляющие, позволяя точно оценивать ситуацию и разрабатывать меры для управленческого воздействия

Все данные были собраны в аналитическое хранилище, обеспечивающее гибкий механизм сопоставления разных сценариев.

Результаты внедрения

Интерфейс системы

Благодаря гибкости и возможности тонкой настройки, решение может быть адаптировано для использования в других крупных производственных и торговых компаниях. Если у заказчика нет устоявшихся практик, внедрение системы осуществляется поэтапно, шаг за шагом, с определением SMART целей для каждого шага.

Преимущества

Цифровизация процесса план-фактного анализа производственной себестоимости.

Автоматизированная аналитическая система расчета затрат и маржинальности производства предназначена для проведения план-фактного анализа производственной себестоимости.

Автоматически рассчитываются 14 показателей по затратам и маржинальности, а также предоставляется визуальный интерфейс для управленческого анализа.

О заказчике

Система используется для расчета производственных затрат в Компании «Объединенные бумажные фабрики» — группе производственных предприятий целлюлозно-бумажной промышленности. В настоящий момент в состав ОБФ входят 5 организаций с общей годовой выручкой более 11.5 млрд рублей.

Предпосылки

Проблемы “роста” ландшафта данных в ОБФ:

• Разнородность систем, из которых поступали отчетные данные
• Использование разных методик и алгоритмов решения одних и тех же задач в разных подразделениях компании
• Неоправданно высокие временные затраты при обработке данных
• Невозможность создания интерактивных отчетов, которые можно было бы быстро изменять и дополнять

У Заказчика сводные данные о затратах собирались всего один раз в месяц.
Т Требовалось ежедневно отслеживать производственные затраты и маржинальность в разрезах номенклатуры, подразделений компании, юридических лиц, контрагентов, статей затрат, складов. При этом было важно сохранить историческую информацию с доступом для анализа в любой момент.

Проектное решение

Специалистам команды BI.Qube предстояло реализовать систему, которая обеспечила бы сотрудникам ОБФ возможности:

• Автоматизации расчета затрат и маржинальности производства
• Получения перспективы (плана) по всем видам затрат
• Учета плановых и фактических данных о затратах в едином отчете
• Гибкого внедрения дополнительных показателей
• Сокращения трудозатрат на подготовку отчетности до возможного минимума

Результаты внедрения

Интерфейс системы

Преимущества

После внедрения аналитической системы плановые и фактические данные из разных учетных систем не требуют долгой ручной обработки. Благодаря функции оперативного добавления новых показателей система может подстраиваться под изменение производственных процессов ОБФ.

Система может быть быстро адаптирована для использования в любой крупной производственной компании.

Цифровизация процесса анализа финансовых потоков.

В рамках комплекса мероприятий по цифровизации группы компаний Трансмашхолдинг специалисты команды BI.Qube внедрили в рабочие процессы Заказчика систему “Анализ казначейских показателей”, предназначенную для анализа финансовых потоков с хранилищем исторических данных и набором дашбордов. Система позволяет собрать в едином окне и визуализировать в удобной графической форме информацию о движении денежных средств в разрезе плана, факта и прогноза. Предоставляет возможность самостоятельно менять или добавлять на дашборд аналитические панели, показатели и графики.

О заказчике

Трансмашхолдинг (ТМХ) – одна крупнейших российских компаний, работающих в сфере проектирования и производства подвижного состава для железнодорожного и городского рельсового транспорта. На сегодняшний день компания представлена в 30 странах, в ней работает более 100 000 сотрудников.

Задачи и предпосылки

Ключевой потребностью Казначейства ТМХ была необходимость создания удобного и наглядного графического инструмента для детального анализа данных движения денежных средств.

Имеющиеся учётные системы не обеспечивали требуемого уровня гибкости, быстродействия и удобства при работе с накопленной информацией. Такая ситуация не позволяла получить целостную картину финансовых потоков. Кроме того, у Заказчика не было инструментов, реализующих факторный анализ, а подготовка сложных сводных отчётов занимала слишком много времени.

Проектное решение

Система “Анализ казначейских показателей” представляет собой пакет информационных дашбордов, который позволяет:

• Компактно представить визуализацию как текущих итогов, так и прогноза на ближайший период
• Детализировать информацию в разрезе статей БДДС для сравнения с произвольно выбираемым периодом времени

Аналитическое решение включает в себя 12 еженедельно обновляющихся дашбордов, отражающих план, факт и прогноз движения денежных средств — как для холдинга в целом, так и для каждой из компаний, входящих в его состав.

На первых дашбордах пакета бизнес-пользователь может увидеть факт движения денежных средств и ознакомиться с автоматически созданным прогнозом на ближайший период.

На остальных страницах детально раскрываются данные о:

• Поступлениях
• Платежах, в том числе по ключевым контрагентам
• Кредитном портфеле в разрезе банков, в разбивке по процентным ставкам
• Остатках денежных средств
• Платежах по инвестиционной деятельности
• Поручительствах
• Хеджировании рисков компании
• Выпуске биржевых облигаций
• Кредитно-финансовым взаиморасчётам (внешним и внутри холдинга)
• Оборотам по кредитному портфелю

Результаты внедрения

Интерфейс системы

Преимущества

Разработанное для ТМХ решение “Анализ казначейских показателей” универсально и может применяться в любой крупной производственной компании.

Ключевые аргументы в пользу системы:

• Аналитика всегда актуальна
• Погружение в данные от итогов до первичных документов
• Отклик на сложные запросы за секунды
• Внесение изменений в отчеты без программистов
• Гибкость и масштабируемость модели
• Удобная визуализация всех показателей

Внедрение решения в бизнес-процессы компании способно существенно повысить эффективность и комфорт труда представителей менеджмента, сотрудников финансовых служб и казначейств, специалистов по анализу исполнения бюджетов.

Благодаря гибкости и возможности тонкой настройки, решение может быть адаптировано для использования в других крупных производственных и торговых компаниях.

Цифровизация управления товарными и производственными запасами.

Система комплексного управления товарными и производственными запасами была впервые внедрена в вертикально интегрированном холдинге ЕВРАЗ, специализирующемся на производстве металлопроката. Система предназначена для отслеживания, анализа и оптимизации текущего и планируемого уровня запасов. Кроме того, решение позволяет оперативно вносить коррективы в процессы поставки и закупки, оценивать и прогнозировать временные затраты.

О заказчике

ЕВРАЗ — одна из крупнейших в мире компаний, работающих в сфере производства стального проката. В штате компании — более 80 000 сотрудников, ее представительства есть в РФ, Великобритании, США, Италии, Канаде, Чехии и Казахстане.

Перед нами стояла задача создать в ЕВРАЗ цифровую инфраструктуру, которая позволила бы быстро анализировать актуальные данные и принимать на основе аналитики оперативные управленческие решения.

Для Заказчика были разработаны два интеллектуальных решения — система оптимизации планов продаж, производства и отгрузки и инструмент комплексного управления запасами, речь о котором пойдет ниже.

Предпосылки и задачи

Эффективность работы в ЕВРАЗ сильно зависит от поставок сырья, и в связи с этим компании всегда нужно знать актуальную информацию о:

• Сроках каждой планируемой поставки
• Причинах задержки поставок
• Обеспеченности производства сырьем
• Своевременности проведения закупочных процедур

К сожалению, “ручные” методы сбора и аналитики данных не могли обеспечить нужную оперативность удавалось собирать отчетность не чаще, чем раз в 3 недели.

Проектное решение

В основе решения — большая база данных, в которую из разных источников (транзакционных и поддерживающих систем, клиентских сервисов — 1С ERP, 1С ЕКСП, SAP ERP, СЭД, СУЗ, ОТиПБ, WebSHOP и др.) поступает информация о закупках, планируемых датах поставки сырья, текущих производственных и товарных запасах, обеспеченности производственных предприятий необходимыми материалами, просрочках по поставкам и др.

Поступающая в базу информация автоматически обогащается данными из внесистемных источников, дедуплицируется и корректируется по ряду алгоритмов.

После обработки данные попадают на дашборды. На каждом из них бизнес-пользователь может быстро найти данные по разным показателям, причем доступ к информации возможен на любом уровне — от компании в целом до конкретных предприятий и цехов.

Решение включает в себя следующие дашборды:

• Показатели для визуализации показателей на основе данных всех форм отчетов. Иерархия показателей видна в разрезе календаря (по месяцам), места возникновения затрат, подразделения, ответственных.
• Обеспеченность для анализа своевременности поставки заявленных ТМЦ на склад и обеспечения по количеству ТМЦ в заявках на закупку с детализацией по предприятиям, цехам, закупщикам, и группам материалов.
• Запасы ВМ для анализа и оптимизации запасов ТМЦ на складах. На дашборде отображается уровень аварийного, страхового запаса, запаса неликвидов, ТМЦ, находящихся без движения на складах. Есть возможность детализации данных по предприятиям, цехам, группам материалов и статьям затрат.
• Lead Time для временной оценки проведения закупок. На дашборде можно отследить и проанализировать причины несвоевременных поставок с детализацией по закупщикам и видам услуг, в разрезах группы ТМЦ, направления поставки ТМЦ, сотрудников.

Результаты внедрения

Интерфейс системы

Преимущества

Внедренная система позволила:

• Оптимизировать складские и логистические расходы
• Быстро находить и устранять причины несвоевременных поставок
• Существенно “разгрузить” персонал Департамента снабжения

Решение может быть адаптировано для использования в других производственных компаниях. Универсальность решения была подтверждена на практике в 2021 году, система была внедрена в компании Татнефть — одном из крупнейших публичных вертикально-интегрированных нефтеперерабатывающих холдингов в России. Уже на пилотном этапе работы система позволила существенно повысить качество управленческих решений за счет предоставления топ-

Цифровизация процессов управления персоналом.

Решение автоматизации процессов управления персоналом “Комплексная аналитика HR” стало одним из элементов цифровой трансформации бизнеса ТМХ, также включившей в себя инструменты для управления портфелем проектов, анализа казначейских показателей и бюджетирования.

О заказчике

ТМХ предлагает заказчикам полный спектр продуктов и сервисов: от дизайна и разработки подвижного состава до комплексного обслуживания и цифровых систем управления движением. В структуру ТМХ входят 14 производственных и сборочных площадок в России и мире. В группе компаний трудятся более 100 000 сотрудников, включая 40 000 сотрудников ТМХ и 60 000 сотрудников компаний группы — «Локотех» и Ctrl2Go.

Задачи и предпосылки

Следить за эффективностью, развитием и мотивацией более чем ста тысяч сотрудников, используя традиционные “ручные” методы обработки данных, крайне сложно, и нагрузка на кадровый департамент ТМХ до внедрения системы аналитики HR была критически высокой.

Для того, чтобы сделать управление человеческими ресурсами эффективным, сократить трудозатраты в HR и обеспечить возможность принятия оперативных решений в сфере работы с кадрами, требовались инструменты для:

• Быстрой объективной оценки использования фонда оплаты труда
• Комплексной аналитики эффективности персонала
• Оптимизации процессов рекрутинга и формирования кадрового резерва
• Быстрого выявления и устранения возникающих проблем
• Учета данных о развитии и обучении каждого сотрудника

Проектное решение

Система комплексной аналитики HR-процессов, разработанная командой BI.Qube, предоставляет бизнес-пользователю следующие возможности:

• Непрерывный анализ данных из 8 разнородных источников
• Автоматизированный расчет производительности труда и структуры персонала, обучения и развития сотрудников
• Оценка использования фонда оплаты труда, оперативное внесение изменений в системы материальной мотивации персонала
• Аналитика текущего штата сотрудников, кадрового резерва и процессов рекрутинга

Система включила в себя:

Результаты внедрения

Интерфейс системы

На дашбордах отображаются следующие показатели

• Эффективность труда, где возможен анализ производительности по периодам и в динамике в разрезе выбранного производства
• Оплата труда и мотивация для оценки заработных плат и дополнительных выплат
• Обучение и развитие персонала отражает информацию о том, какое количество сотрудников и за какой период обучено по разным направлениям, сколько денег на это потрачено
• Аналитика E-Learning – представление и анализ инструментов обучения сотрудников со сравнением их эффективности
• Кадровый резерв позволяет анализировать информацию о потенциальных сотрудниках и их готовности к включению в штат, данные об этапах кадровой воронки, на которых находятся специалисты, включенные в резерв
• Структура персонала – срез по показателям возраста, пола, стажа работы, коэффициенту текучести персонала
• Аналитика E-Staff – анализ процесса кадрового рекрутинга

Преимущества

• Повышение производительности предприятий, входящих в состав ТМХ, и эффективности труда каждого конкретного сотрудника
• Оптимизация процессов обучения и развития сотрудников, простота выбора лучших обучающих инструментов
• Ускорение роста профессионализма каждого сотрудника
• Эффективное управление фондом оплаты труда, сокращение ненужных издержек, например, на не оправдавшие себя программы обучения
• Простота формирования кадрового резерва, оптимизация процессов поиска, найма и адаптации новых сотрудников
• Снижение загрузки кадрового департамента

Удобный доступ к автоматически структурированной информации, и возможность быстрого переключения между разрезами и показателями, позволяет сотрудникам кадрового департамента ТМХ диагностировать и устранять возникающие проблемы, составлять прогнозы и принимать управленческие решения максимально быстро.

Решение может быть быстро адаптировано для использования в любой компании с большим штатом сотрудников разных специальностей и высоким уровнем организации кадровой работы..